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Janvier 2018

Accessibilité des cabinets médicaux

Mise à jour Décembre 2017

Circulaire N° 2017-072                                                               
Paris, le 22 décembre 2017
Section Exercice Professionnel

Annule et remplace la circulaire n°2016108 du 15 décembre 2016. Le point sur le registre
public d’accessibilité a été ajouté (point n°3).


La loi n°2005-102 du 11 févier 2005 prévoit que les établissements recevant du public (ERP) doivent être accessibles aux personnes handicapées quel que soit le type de handicap notamment physique, sensoriel, cognitif, mental ou psychique.

Les cabinets médicaux sont des établissements recevant du public de 5ème catégorie et doivent donc se conformer à cette obligation.

Il convient de souligner que l’accessibilité des cabinets médicaux concerne un public varié : les personnes handicapées quel que soit le type de handicap mais également les personnes subissant une difficulté passagère à se déplacer (par exemple, en cas de fracture), les personnes âgées, les parents avec des poussettes, etc.

Il convient donc d’encourager et d’accompagner les médecins dans la démarche de mise en accessibilité de leur cabinet.

Initialement, la date butoir pour la mise en conformité des établissements recevant du public était  fixée  au  1er    janvier  2015.  Cependant,  le  dispositif  de  l’agenda  d’accessibilité programmée (Ad’AP) permet de déroger à cette date.

Les Ad’AP devaient être déposés au plus tard 27 septembre 2015. Toutefois, il est toujours possible d’en déposer en expliquant les raisons du retard mis à le déposer.

Un registre public d’accessibilité doit être mis à disposition du public. Ce registre ne suppose pas de nouvelles démarches pour le médecin mais consiste à rassembler les documents administratifs relatifs à l’accessibilité déjà en sa possession.
1.    Les  agendas  d’accessibilité  programmée

Il s’agit d’un calendrier des travaux à réaliser ainsi que celui de leur financement. Le délai pour réaliser ces travaux est de 3 ans maximum. Cependant, le retard mis à déposer l’Ad’AP est imputé sur la durée des travaux. Ce délai peut être prolongé dans certaines conditions, notamment en cas de difficultés financières.

Le dossier d’Ad’AP comprend :

  Le nom et l’adresse du demandeur ;
  Le numéro SIREN/SIRET ou à défaut la date de naissance ;
  La dénomination, la catégorie et le type de l’établissement ;
  La présentation de la situation de l’établissement ;


  La nature des travaux ou autres actions à réaliser et l’indication des exigences qui ne pourront être satisfaites qui feront l’objet d’une demande de dérogation ;
  La programmation des travaux sur chaque année de l’agenda ;
  L’estimation financière de la mise en accessibilité et la répartition des coûts sur les années de l’agenda ;
  La demande d’autorisation de construire, d’aménager ou de modifier l’établissement ;
  Les demandes éventuelles de dérogations.

Deux  formulaires  de  demande  d’approbation  Ad’Ap  existent  selon  que  les  travaux nécessitent un permis de construire ou d’aménager ou non. Ces formulaires fixés par arrêté sont disponibles sur le site du Ministère de la Transition écologique et solidaire.

L’absence de dépôt de projet d’agenda ou de toutes démarches effectuées pour la mise en accessibilité  est  sanctionnée  d’une  sanction  pécuniaire  de  1500  €.  Toutefois,  dans  un premier temps, un courrier sera adressé par l’administration pour rappeler les obligations en matière d’accessibilité et demander si des démarches ont été effectuées.

Ce n’est que si le médecin persiste à n’effectuer aucune démarche qu’il sera sanctionné.

2.  Les dérogations

Quatre cas de dérogations sont prévus :

  Impossibilité technique résultant de l’environnement du bâtiment ;

  Contraintes liées à la conservation du patrimoine architectural ;

  Lorsque les copropriétaires s’opposent à la réalisation des travaux de mise en accessibilité d’un ERP existant ou créé dans un bâtiment d’habitation existant au 28 septembre 2014. Cette décision doit être prise en assemblée générale. Lorsqu’elle concerne un cabinet déjà existant, la dérogation ne peut être refusée ;

 Disproportion manifeste entre les améliorations apportées par la mise en œuvre des prescriptions techniques d’accessibilité d’une part et leurs coûts, leurs effets sur l’usage du bâtiment et de ses abords ou de la viabilité de l’exploitation de l’établissement d’autre part.

Seule une partie du cabinet peut répondre aux conditions d’accessibilité pour les personnes handicapées dès lors que l’ensemble des prestations peut y être assurée. Il n’est alors pas nécessaire de mettre la totalité du cabinet en conformité.
De même un arrêté du 8 décembre 2014 précise les différents aménagements à réaliser et prévoit que des solutions équivalentes peuvent être mises en place si elles satisfont aux mêmes objectifs que ceux précisés dans cet arrêté.

Les dérogations aux règles sur l’accessibilité des établissements recevant du public accordées pour les 3 premiers cas de dérogation sont pérennes. Ces dérogations sont attachées au local et non à la personne qui les demande.
Ainsi, en cas de cession d’un cabinet médical, la dérogation perdure et bénéficie au nouveau médecin qui s’installe dans ce cabinet.

En revanche, la dérogation accordée pour raison financière, est, elle, attachée à la personne qui la sollicite et peut être réévaluée.

Il est également possible de demander une prorogation du délai de dépôt ou d’exécution d’un agenda d’accessibilité programmée pour difficultés financières. Là encore, la dérogation est personnelle.
3.    Le  registre  public  d’accessibilité

Un registre public d’accessibilité doit être élaboré. Ce registre a pour but d’informer le public sur le degré d’accessibilité de l’établissement et de ses prestations. Il est consultable sur place au principal point d’accueil du cabinet sous format papier ou dématérialisé.

Ce registre doit contenir :
- l’attestation  d’accessibilité  lorsque  l’établissement  était  aux  normes  au  31
décembre 2014 ;

- l’attestation d’achèvement des travaux attestant de la prise en compte des règles relatives à l’accessibilité ;

- lorsque l’établissement fait l’objet d’un agenda d’accessibilité programmée : le calendrier doit être joint ainsi que l’attestation d’achèvement lorsque les travaux seront terminés ;

- les arrêtés préfectoraux accordant les dérogations s’il y en a eu ;

- la notice d’accessibilité lorsque l’établissement a fait l’objet d’une autorisation de construire, d’aménager ou de modifier un établissement ;

- une  information  complète  sur  les  prestations  fournies  dans  l'établissement : l’indication qu’il s’agit d’un cabinet médical est suffisante ;

- la description des actions de formation des personnels chargés de l'accueil des personnes handicapées et leurs justificatifs : pour  les ERP de 5ème   catégorie comme les cabinets médicaux, la plaquette d’aide à l’accueil des personnes handicapées suffit (annexe 1).

Une fiche de synthèse du registre doit également être établie. Celle-ci peut être affichée ou installée au principal point d’accueil de l’établissement. Un modèle de fiche de synthèse est disponible sur le site du Ministère de la Transition écologique et solidaire (annexe 2).


4.  Le médecin locataire

Dans le cas où le médecin est locataire, il convient de se référer au bail pour savoir à qui incombent les travaux de mise en accessibilité.
Si le bail ne prévoit rien, les démarches et les travaux sont à la charge du propriétaire.
En revanche, si le bail prévoit que les travaux prescrits par l’administration incombent au locataire, le médecin louant son cabinet devra effectuer les démarches et les travaux.

Nous vous précisons que, dans tous les cas, les assureurs en responsabilité civile professionnelle (MACSF/Sou Médical, la Médicale de France, AXA) nous ont indiqué pouvoir aider les médecins dans leurs démarches.

5.    L’autodiagnostic

Il  existe  un  outil  d’autodiagnostic  disponible  sur  le  site  du  Ministère  de  la  Transition écologique et solidaire . Cet outil peut être particulièrement utile pour les médecins qui s’installent pour la première fois ou qui changent de locaux. Il est à noter qu’une installation dans des locaux neufs ne pose pas difficulté puisque ces locaux répondent aux normes de l’accessibilité des personnes handicapées.

6.   Accessibilité et pratiques commerciales agressives

Il n’y a aucune obligation à répondre aux sollicitations parfois agressives des sociétés commerciales  intervenant  dans  le  domaine  de  l’accessibilité.  Pour  les  médecins  qui  y auraient répondu pensant qu’il s’agit d’un organisme officiel, il convient de les inviter à contacter le service de protection juridique de leur assureur en responsabilité civile professionnelle pour qu’il l’assiste dans les démarches à effectuer pour obtenir le remboursement de la somme versée à cette société si le médecin n’entend pas bénéficier de leurs prestations.

Le médecin peut également immédiatement adresser une demande de remboursement à cette société par lettre recommandée avec accusé réception.

Un délai supplémentaire...

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Etat des lieux des cabinets franciliens

La loi de 2005 prévoit une obligation d’accès des personnes handicapées dans les établissements recevant du public (ERP) au plus tard le 1er janvier 2015.  Consciente que la mise aux normes handicaps des cabinets médicaux existants  à l’horizon du 1er janvier 2015 s’avère compliquée voire impossible dans certains cas, l’URPS médecins Ile-de France a souhaité dresser en 2014 un état des lieux de l’accessibilité des cabinets médicaux dans la région, à partir d’un échantillon de 200 cabinets volontaires. Ces données sont en cours d’analyse.

 Un délai supplémentaire de 3 ans

 Entre-temps le gouvernement a décidé d’assouplir la procédure face à l’impossibilité de respecter le calendrier initial. L'ordonnance du 26 septembre 2014, parue au Journal officiel du 27 septembre 2014, donne la possibilité pour les professionnels de santé  de bénéficier d’un délai supplémentaire de 3 ans pour mettre aux normes leur cabinet, SOUS CONDITION : s’engager par la signature d'un agenda d'accessibilité programmée, dit Ad'AP, avant le 1er octobre 2015.

 Plus d'information :

Le gouvernement a mis en ligne un site spécifique sur l'accessibilité et la mise en place d'agendas d'accessibilité programmée avant le 26 septembre 2015 

 >> http://accessibilite.gouv.fr/

>> Fiche pratique Ad'AP

Voici le texte officiel :

Ordonnance no 2014-1090 du 26 septembre 2014 relative à la mise en accessibilité des établissements recevant du public, des transports publics, des bâtiments d’habitation et de la voirie pour les personnes handicapées.
« Art. L. 111-7-5. – I. – Le propriétaire ou l’exploitant d’un établissement recevant du public ou d’une installation ouverte au public qui ne répond pas au 31 décembre 2014 aux exigences d’accessibilité définies à l’article L. 111-7-3 élabore un agenda d’accessibilité programmée. Cet agenda comporte une analyse des actions nécessaires pour que l’établissement réponde à ces exigences et prévoit le programme et le calendrier des travaux ainsi que les financements correspondants. «II. – Le contenu et les modalités de présentation d’un agenda d’accessibilité programmée sont précisés par décret pris après avis du Conseil national consultatif des personnes handicapées. « Art. L. 111-7-6. – I. – Le projet d’agenda d’accessibilité programmée doit être déposé dans les douze mois suivant la publication de l’ordonnance no 2014-1090 du 26 septembre 2014. «Ce délai peut être prorogé pour une durée maximale de trois ans dans le cas où les difficultés techniques ou financières liées à l’évaluation ou à la programmation des travaux l’imposent ou en cas de rejet d’un premier agenda.

 

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